Dalam setiap transaksi keuangan, baik di tingkat individu maupun korporasi, receipt atau tanda terima memiliki peranan penting sebagai bukti sah atas terjadinya pembayaran.
Receipt atau kuitansi bukan sekadar secarik kertas atau file digital yang mencantumkan jumlah uang yang telah dibayarkan, tetapi juga berfungsi sebagai elemen vital dalam sistem pencatatan akuntansi, pelaporan pajak, hingga perlindungan hukum.
Apa Itu Receipt?
Secara umum, receipt adalah dokumen tertulis yang diberikan oleh penjual atau penerima pembayaran kepada pembeli sebagai bukti bahwa pembayaran telah diterima. Receipt mencatat detail transaksi seperti tanggal, jumlah uang, metode pembayaran, deskripsi barang atau jasa, dan identitas pihak yang terlibat.
Receipt dapat berbentuk:
- Cetak (fisik) — seperti struk dari mesin kasir
- Digital — seperti e-receipt yang dikirim melalui email atau aplikasi
Dalam bahasa Indonesia, receipt dikenal juga sebagai bukti pembayaran atau tanda terima pembayaran atau kuitansi.
Contoh Receipt Sederhana
KWITANSI PEMBAYARAN
No: 001/KWT/IV/2025
Sudah terima dari:
Nama: Bapak Ahmad Fauzi
Alamat: Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Uang sejumlah: Rp1.500.000,-
(Untuk pembayaran: Biaya Jasa Desain Grafis)
Metode Pembayaran: Transfer Bank (BCA)
Tanggal: 3 April 2025
Terbilang: Satu juta lima ratus ribu rupiah
Tanda Tangan Penerima
(_____________________)
Nama: Dwi Santoso
Fungsi Receipt dalam Dunia Bisnis
Receipt memiliki berbagai fungsi penting yang menjadikannya elemen tak terpisahkan dalam setiap transaksi:
1. Bukti Transaksi
Receipt menjadi bukti bahwa pembeli telah melakukan pembayaran sesuai jumlah yang tertera. Ini penting dalam menghindari perselisihan.
2. Pendukung Catatan Akuntansi
Bagi bisnis, receipt digunakan sebagai dokumen pendukung dalam pencatatan jurnal keuangan dan laporan keuangan.
3. Referensi Audit
Dalam audit internal atau eksternal, receipt diperlukan untuk memverifikasi keabsahan pengeluaran dan penerimaan dana.
4. Dasar Pelaporan Pajak
Baik untuk individu maupun perusahaan, receipt menjadi referensi penting saat menyusun laporan pajak (seperti PPh, PPN).
5. Kepentingan Garansi dan Retur Barang
Pada banyak kasus, receipt menjadi syarat pengembalian barang atau klaim garansi atas pembelian produk.
Komponen-komponen dalam Receipt
Sebuah receipt yang baik dan sah secara hukum harus memuat beberapa elemen utama, antara lain:
- Nama dan Logo Penjual: Mengidentifikasi siapa yang menerbitkan receipt.
- Nomor Receipt atau Nomor Referensi: Sebagai nomor unik untuk pelacakan transaksi.
- Tanggal dan Waktu Transaksi: Menunjukkan kapan transaksi terjadi.
- Deskripsi Barang atau Jasa: Rincian produk atau layanan yang dibeli.
- Jumlah Pembayaran: Harga satuan, total harga, pajak (jika ada), dan jumlah akhir.
- Metode Pembayaran: Tunai, kartu kredit, transfer bank, e-wallet, dll.
- Nama Penerima dan Pembeli (opsional): Untuk personalisasi atau keperluan dokumen hukum.
- Tanda Tangan atau Stempel (opsional): Untuk meningkatkan validitas dokumen fisik
- Catatan Khusus: Seperti “tidak termasuk PPN”, “non-refundable”, dsb.
Jenis-jenis Receipt
Receipt dapat dikategorikan ke dalam beberapa jenis berdasarkan jenis transaksi dan format penerbitannya:
1. Sales Receipt (Struk Penjualan)
Digunakan dalam transaksi penjualan barang atau jasa. Umumnya dicetak melalui mesin kasir atau POS (Point of Sale).
2. Payment Receipt (Tanda Terima Pembayaran)
Menunjukkan bahwa pembayaran telah dilakukan, biasanya pada transaksi utang-piutang atau pembelian bersyarat.
3. Deposit Receipt (Tanda Terima Setoran)
Diberikan saat pelanggan menyetor uang muka (DP) sebelum menerima barang/jasa secara penuh.
4. Bank Receipt
Diterbitkan oleh bank setelah nasabah melakukan setoran, transfer, atau penarikan.
5. Online Receipt / E-Receipt
Bukti pembayaran yang dikirim secara digital, biasanya melalui email, WhatsApp, atau aplikasi.
6. Official Receipt
Sering digunakan oleh institusi pemerintah atau perusahaan besar, dilengkapi stempel dan nomor dokumen resmi.
Perbedaan Receipt dan Invoice
Receipt dan invoice memiliki perbedaan signifikan dalam berbagai aspek, antara lain:
| Aspek | Receipt | Invoice |
| Fungsi | Bukti pembayaran yang telah dilakukan | Permintaan pembayaran dari penjual |
| Waktu Diterbitkan | Setelah pembayaran | Sebelum pembayaran |
| Pihak yang Menerbitkan | Penjual / penerima pembayaran | Penjual |
| Status Pembayaran | Sudah dibayar | Belum dibayar |
Receipt dalam Praktik Akuntansi
Dalam sistem akuntansi berbasis akrual maupun cash basis, receipt digunakan sebagai dokumen pendukung pencatatan transaksi, contohnya:
Jurnal untuk Penerimaan Uang Tunai dari Penjualan:
Kas Rp1.000.000
Penjualan Rp1.000.000
Dokumen pendukung: Receipt penjualan tunai
Jurnal untuk Pembayaran Utang Usaha:
Utang Usaha Rp2.000.000
Kas Rp2.000.000
Dokumen pendukung: Receipt pembayaran dari vendor
Kelebihan Penggunaan Receipt Digital
Seiring perkembangan teknologi, banyak bisnis beralih ke sistem receipt digital (e-receipt) karena berbagai manfaat berikut:
- Efisiensi Biaya: Tidak perlu kertas atau tinta printer.
- Ramah Lingkungan: Mengurangi limbah kertas.
- Mudah Diarsipkan: Dapat disimpan di cloud atau email tanpa risiko hilang.
- Memudahkan Otomatisasi: Terintegrasi dengan sistem akuntansi dan CRM.
- Akses Kapan Saja: Pelanggan bisa melihat kembali receipt melalui aplikasi.
Namun, penting untuk menjaga keamanan data pelanggan saat mengirimkan e-receipt, terutama melalui email atau aplikasi pihak ketiga.
Contoh Kasus Penggunaan Receipt
- Usaha Ritel: Setiap transaksi di kasir disertai cetakan receipt dari mesin POS sebagai bukti penjualan.
- Bisnis Online: Platform seperti Tokopedia, Shopee, dan Bukalapak mengirimkan e-receipt kepada pembeli setelah transaksi berhasil.
- Konsultasi Profesional: Konsultan pajak, akuntan, atau pengacara memberikan receipt sebagai tanda terima pembayaran jasa.
- Restoran dan Hotel: Receipt mencantumkan detail layanan, termasuk pajak, tip, dan diskon (jika ada).
Tips Mengelola Receipt untuk Bisnis
- Gunakan Software POS Terintegrasi: Seperti iReap, Moka, atau Jurnal POS.
- Simpan Backup Digital: Scan atau simpan semua receipt penting ke cloud (Google Drive, Dropbox).
- Pisahkan Receipt Berdasarkan Kategori: Pembelian, penjualan, operasional, pajak, dll.
- Tentukan Masa Simpan Dokumen: Minimal 5 tahun untuk keperluan audit dan pajak.
- Gunakan Aplikasi Manajemen Receipt: Misalnya: Expensify, Wave Receipts, atau Shoeboxed.
Potensi Masalah Terkait Receipt
- Receipt Palsu: Digunakan untuk menipu dalam laporan pengeluaran.
- Receipt Hilang: Menyulitkan klaim garansi atau pengembalian barang.
- Kesalahan Input: Jumlah yang tercantum berbeda dari transaksi sebenarnya.
Solusi terbaik adalah menerapkan standar dan sistem dokumentasi yang rapi dan terotomatisasi.
Kesimpulan
Receipt atau bukti pembayaran atau kuitansi merupakan elemen fundamental dalam setiap transaksi keuangan, baik untuk individu maupun bisnis. Fungsinya tidak hanya sebagai bukti pembayaran, tetapi juga sebagai alat kontrol keuangan, pendukung pencatatan akuntansi, referensi audit, hingga keperluan perpajakan.
Dalam era digital, penggunaan e-receipt menjadi tren yang semakin luas karena kepraktisan dan efisiensinya. Namun demikian, penting untuk tetap menjaga keaslian dan keamanan data dalam setiap penerbitan receipt.
Bagi perusahaan, manajemen receipt yang profesional dan terorganisir merupakan bagian dari good corporate governance, sedangkan bagi individu, receipt menjadi alat bantu yang penting dalam mengatur keuangan secara cerdas dan bertanggung jawab.
