Purchase Order (PO): Definisi, Proses Transaksi, & Contoh Format

Istilah purchase order atau PO sering ditemukan dalam proses pemesanan dan pembelian barang, terlebih dalam perusahaan. Biasanya, bagian departemen purchasing akan berhadapan dengan urusan ini. Lalu, apa yang dimaksud dengan purchase order? Apa saja informasi yang ada di dalam PO? Bagaimana proses atau cara kerja PO? Apakah PO dapat mengikat secara hukum? Berikut invesnesia berikan informasinya.

Pengertian Purchase order (PO)

apa itu purchase order dan PO

Apa itu purchase order? Dalam bahasa Indonesia, arti purchase order adalah pesanan pembelian. Purchase order seringkali disingkat PO. Pengertian purchase order atau PO dapat mengacu pada dokumen dari departemen pembelian (purchasing department) sebagai konfirmasi pembelian produk (barang dan jasa) tertentu kepada vendor (seller). Dokumen PO akan berisi rincian produk yang akan dibeli.

Rincian Informasi di dalam Purchase Order

Purchase order atau PO berisi informasi penting, yaitu sebagai berikut.

  • Nomor PO (Purchase order number)
  • Tanggal pesanan pembelian (Purchase order date)
  • Nama vendor dan alamat penagihan (Vendor name and billing address)
  • Nama pembeli dan alamat pengiriman (Buyer name and shipping address)
  • Informasi kontak, seperti nomor telepon, alamat email, dan website.
  • Tanggal pengiriman (Delivery date)
  • Metode pengiriman (Shipping method)
  • Ketentuan pengiriman (Shipping terms)
  • Nama barang (Item name)
  • Deskripsi barang dan informasi teknis (item and technical information)
  • Jumlah barang (Item quantity)
  • Harga produk per unit (Price per unit)
  • Pajak (Taxes)
  • Total harga (Total price)
  • Syarat pembayaran (Payment terms)

Proses dan Cara Kerja Purchase Order

Pada dasarnya, purchase order atau PO berfungsi untuk memudahkan atau menyederhanakan poses pembelian produk. Proses transaksi PO antara pembeli dan penjual dapat dirincikan dengan langkah-langkah berikut ini.

  1. Pembeli (buyer) atau vendor menentukan produk yang akan dibeli.
  2. Pembeli menerbitkan purchase order atau PO kepada vendor atau penjual. PO dapat dikirim dalam bentuk cetakan dokumen atau dengan sistem elektronik.
  3. Penjual atau vendor menerima purchase order atau PO dan melakukan konfirmasi apakah dapat memenuhi semua item pesanan. Jika tidak, mereka memberikan informasi kepada pembeli dan meminta perubahan.
  4. PO akan dibatalkan jika tidak ada perubahan sehingga buyer dapat mencari vendor yang memenuhi semua item produk.
  5. Jika semua item tersedia dan pesanan dapat dipenuhi, vendor akan menyiapkan pesanan dan melakukan penjadwalan pengiriman.
  6. Pesanan dikirimkan. Nomor purchase order atau PO dicantumkan pada slip pengepakan agar memudahkan pembeli dalam melacak pesanan yang sudah sampai.
  7. Penjual mengirimkan faktur atau invoice dengan nomor invoice tertentu untuk pesanan yang dilakukan, termasuk juga mencantumkan nomor PO sehingga mudah dicocokkan untuk informasi pengiriman dan departemen keuangan.
  8. Pembeli melakukan pembayaran tagihan (invoice) sesuai dengan ketentuan di dalam PO dan didasarkan pada perjanjian yang disepakati kedua belah pihak.

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

PO atau purchase order adalah pesanan pembelian, diterbitkan oleh pihak pembeli (buyer) dalam rangka pemesanan berbagai jenis item produk kepada vendor selaku penjual. Sedangkan invoice adalah faktur atau tagihan yang diterbitkan oleh vendor sebagai perintah pembayaran atas item produk yang dipesan oleh buyer. Invoice hanya akan diterbitkan ketika pembelian atau pesanan dari pembeli disetujui. Di dalam invoice juga tertera nomor PO sehingga lebih mudah dideteksi oleh bagian keuangan dan pengiriman.

Manfaat Penggunaan Purchase Order

Ada beberapa alasan perusahaan menggunakan purchase order atau PO ketika melakukan pemesanan barang dari vendor. Beberapa keuntungan atau manfaat yang diperoleh di antaranya:

  1. Kepastian Hukum

Dokumen purchase order atau PO dapat menjadi bukti pesanan dari pembeli kepada vendor sehingga ini bisa menjadi barang bukti ketika terjadi masalah hukum. Ketika pembeli menerbitkan PO dan vendor menerima atau menyetuji PO, lalu pembeli membatalkan secara sepihak. Dokumen PO dapat dijadikan barang bukti untuk perakara hukum. Begitu juga ketika pembayaran dan pengiriman yang tidak sesuai perjanjian, maka pihak yang dirugikan dapat mengajukan tuntutan.

  1. Kemudahan Pelacakan

Pada dasarnya, purchase order atau PO memudahkan dalam proses pemesanan dan pembelian barang yang mana di dalam dokumen PO merincikan berbagai informasi penting. Selain itu, PO juga membantu pelacakan produk, pengiriman, pembayaran, dan pencatatan akuntansi.

  1. Kebutuhan Audit

Setiap perusahaan biasanya akan mengadakan auditing, baik melalui internal audit maupun eksternal audit untuk mengetahui kesalahan, kelalaian, atau bahkan fraud. Dengan adanya dokumen PO, ini dapat menjadi bukti kuat bahwa telah terjadi pesanan dan dapat menjadi dasar apakah pengeluaran atau invoice sesuai dengan harga yang tertera dalam PO atau tidak. Purchase order atau PO memberikan jejak mudah bagi auditor. Proses auditing akan lebih panjang ketika tidak ada PO.

  1. Mencegah Pesanan Ganda

Setiap dokumen purchase order atau PO akan berisi nomor unik sehingga dapat mencegah terjadi pesanan ganda atau duplikat ketika ada pesanan yang serupa.

  1. Proses Pesanan Lebih Mudah

Dengan adanya purchase order atau PO, itu akan memudahkan vendor untuk menyiapkan pesanan karena mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian, proses pesanan dan pembelian produk dapat direalisasikan sesuai jadwal.

Perbedaan Purchase Order dan Sales Order

Purchase order atau PO adalah pesanan pembelia sedangkan sales order atau SO adalah pesanan penjualan. PO diterbitkan oleh pembeli yang menunjukkan item barang yang dipesan kepada vendor, sedangkan sales order atau SO diterbitkan oleh penjual (vendor) kepada pembeli yang menunjukkan persetujuan penjualan. Karena kemajuan teknologi, proses PO umumnya dilakukan secara elektronik menggunakan perangkat lunak ERP. Ini sangat membantu untuk mencegah kemungkinan kesalahan dan mempercepat proses pembelian produk.

Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition

Ketika datang ke bagian pengadaan atau procurement, salah satu kebingungan yang terjadi adalah antara purchase order (PO) dan purchase requisition (PR). Namun, kedua elemen ini tidak menjadi masalah serius. Kita telah banyak membahas apa itu PO. Sedangkan purchase requisition (PR) adalah dokumen permintaan pembelian yang dibuat oleh departemen tertentu dalam perusahaan sebagai permintaan pembelian produk. PR membutuhkan persetujuan dari departemen dan otoritas tertentu, biasanya melibatkan departemen keuangan. Setelah PR disetujui, maka dilakukan proses PO.

Contoh Format Purchase Order Perusahaan

Purchase order atau PO adalah komponen penting dan memiliki segudang manfaat. Mungkin Anda telah memahami definisi PO dan untuk melengkapinya, berikut contoh format purchase order yang kami dapatkan melalui templatelab.

contoh format purchase order PO

Simpulan

Invesnesia telah menjelaskan secara lengkap terkait apa itu purchase order atau PO yang merupakan pesanan pembelian dari pembeli kepada vendor. Apa yang perlu diperhatikan? Anda tidak dapat bermain-main dengan PO karena ini dapat menjadi ikatan secara hukum. Ingatlah bahwa setelah PO diterbitkan dan vendor menyetujui pesanan, maka itu akan menjadi kontrak yang sah secara hukum.

error: Content is protected !!